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Theo~bills – Solution de gestion des notes de frais pour associations
Une application web et mobile qui simplifie la gestion des notes de frais, de la saisie des justificatifs jusqu'aux remboursements et aux exports comptables, grâce à un outil pensé pour les associations.
Une saisie rapide des notes de frais
L'application mobile permet aux bénévoles et salariés de déclarer leurs dépenses en quelques instants. Les justificatifs peuvent être photographiés directement depuis le téléphone et un OCR permet de préremplir automatiquement les principaux champs de la note de frais, limitant ainsi les ressaisies et accélérant le traitement.
Les utilisateurs n'ont plus qu'à compléter ou vérifier les informations avant d'envoyer leur demande de remboursement.
Un back-office pensé pour les trésoriers
Le back-office centralise l'ensemble des notes de frais et offre aux trésoriers une vision claire de leur avancement.
Ils peuvent contrôler les justificatifs, valider ou refuser les demandes, suivre les différents statuts des notes, gérer les indemnités kilométriques, puis générer les exports comptables (FEC) et bancaires (SEPA) en quelques clics.
L'ensemble du processus est sécurisé grâce à des règles de validation, un suivi des statuts et des contrôles évitant les erreurs ou les doublons d'export.
Une plateforme adaptée aux besoins des associations
Chaque association peut personnaliser son fonctionnement grâce à différents paramètres de gestion. L'application permet notamment de choisir le mode de calcul des indemnités kilométriques, d'appliquer un barème fiscal ou un barème propre à l'association, et d'adapter les exports aux besoins du cabinet comptable.
Cette souplesse permet de proposer une solution commune tout en respectant les pratiques de chaque structure.
Avantages Avantages
Une gestion administrative simplifiée
Les notes de frais sont centralisées dans un seul outil, facilitant leur suivi, leur validation et leur remboursement.
Un gain de temps pour tous
Le préremplissage des justificatifs via OCR accélère la création des notes de frais, tandis que le back-office automatise une grande partie des traitements administratifs et comptables.
Un meilleur pilotage des dépenses
Grâce au suivi des statuts, aux exports comptables et bancaires ainsi qu'aux nombreux paramètres de gestion, les associations disposent d'un outil fiable pour gérer leurs dépenses en toute sérénité.
Une application web et mobile qui simplifie la gestion des notes de frais, de la saisie des justificatifs jusqu'aux remboursements et aux exports comptables, grâce à un outil pensé pour les associations.
